Passport for Government Employees: Process, Documents and Annexures (A, G, H)
Employees of the Central or State Government, PSUs, statutory bodies and autonomous bodies apply for a passport on the same Passport Seva portal as everyone else, but they must also deal with their employer. They do this by giving a Prior Intimation (Annexure H), or by getting a No Objection Certificate (Annexure G) or an Identity Certificate (Annexure A) from the office. This guide explains the three routes, which annexure is needed and how police verification differs.
Key Features
- A government employee does not need the employer's permission to apply. A Prior Intimation letter on plain paper is enough.
- Annexure H: Prior Intimation letter from the employee to their own office, saying a passport application is being made.
- Annexure G: No Objection Certificate (NOC) issued by the office on its letterhead, with the photograph attested.
- Annexure A: Identity Certificate issued by the head of office on original stationery, in duplicate. It also covers the spouse and children up to 18.
- The route you choose decides when police verification happens, so choose according to how quickly you need the passport.
- Retired government employees and dependants can also apply. Choose the right employment type on the application form.
Which Route to Choose
| Route | Annexure | Who prepares it | Police verification |
|---|---|---|---|
| Prior Intimation | H | You, on plain paper, addressed to your controlling authority | Before the passport is issued |
| No Objection Certificate (NOC) | G | Your office, on letterhead. Valid for about 6 months from issue | After the passport is issued, so it is the faster route |
| Identity Certificate | A | Head of office, on original stationery, in duplicate | As decided by the passport office. Often not required again |
Old forms and websites call these Annexure N (Prior Intimation), M (NOC) and B (Identity Certificate). Those letters were changed after 2016. Always download the current forms from passportindia.gov.in.
Process for Government Employees
- Decide the route: Prior Intimation (Annexure H), NOC (Annexure G) or Identity Certificate (Annexure A). If you want a quick passport, ask your office for the NOC.
- If you choose Prior Intimation, write the letter to your controlling authority and keep an office-stamped copy of it as proof that you informed them.
- Register or log in at passportindia.gov.in, choose Fresh Passport or Re-issue, and select Government / PSU / Statutory Body as the employment type.
- Pay the fee online (same fee as other applicants) and book an appointment at a PSK or POPSK. Government employees and their spouse and minor children can also use the walk-in facility at PSKs, as per Passport Seva rules.
- Go on the appointment day with the originals of your documents and the chosen annexure, plus self-attested copies.
- After verification the passport is sent by Speed Post. Track it with your file number on the portal.
Documents Required
- Proof of date of birth (birth certificate, school leaving or matriculation certificate, PAN, Aadhaar or another document from the Passport Seva list).
- Proof of present address (Aadhaar, utility bill, bank passbook or another listed document) and a photo ID.
- Your service identity card or employer's ID details, as asked on the portal.
- Annexure H, G or A, whichever route you chose.
- For a re-issue: the old passport with self-attested copies of its first and last pages.
- Application receipt and appointment letter.
Important Points
- A passport is separate from permission to travel abroad. Take leave and any permission required under your service or conduct rules before you travel, especially for foreign trips.
- If your office refuses or delays the NOC or Identity Certificate, you can still apply with a Prior Intimation letter.
- The Annexure forms are plain-paper declarations and do not need a notary or stamp paper. Annexures A and G must be issued by your office, so you cannot write them yourself.
- Give correct information about your employment. Hiding government service on the form can lead to action and cancellation.
- Rules can change. Check passportindia.gov.in or call 1800-258-1800 for the latest information.
Need Help?
If you need help filling the passport form, choosing Normal or Tatkal, preparing Annexures or documents, or any other E-Mitra service, contact Emitrawala.com. Our team will be happy to help you.
सरकारी कर्मचारी का पासपोर्ट: आवेदन प्रक्रिया, दस्तावेज़ और Annexure (A, G, H)
केंद्र या राज्य सरकार, PSU, वैधानिक संस्थाओं और स्वायत्त निकायों के कर्मचारी पासपोर्ट के लिए उसी पासपोर्ट सेवा पोर्टल पर आवेदन करते हैं, लेकिन उन्हें अपने विभाग को भी जानकारी देनी होती है। इसके लिए पूर्व सूचना (Prior Intimation, Annexure H) दी जाती है, या कार्यालय से अनापत्ति प्रमाणपत्र (NOC, Annexure G) या पहचान प्रमाणपत्र (Identity Certificate, Annexure A) लिया जाता है। यहां तीनों तरीके, कौन सा Annexure कब लगेगा और पुलिस वेरिफिकेशन में क्या फर्क है, यह बताया गया है।
मुख्य जानकारी (Key Features)
- आवेदन के लिए विभाग की अनुमति ज़रूरी नहीं है। सादे कागज़ पर पूर्व सूचना का पत्र काफी है।
- Annexure H: कर्मचारी की ओर से अपने ही कार्यालय को पूर्व सूचना का पत्र कि पासपोर्ट का आवेदन किया जा रहा है।
- Annexure G: कार्यालय द्वारा अपने लेटरहेड पर जारी अनापत्ति प्रमाणपत्र (NOC), जिसमें फोटो पर सत्यापन होता है।
- Annexure A: कार्यालय प्रमुख द्वारा मूल स्टेशनरी पर दो प्रतियों में जारी पहचान प्रमाणपत्र। इसमें जीवनसाथी और 18 साल तक के बच्चे भी शामिल हैं।
- आप जो तरीका चुनते हैं उसी से तय होता है कि पुलिस वेरिफिकेशन कब होगा, इसलिए पासपोर्ट की ज़रूरत के हिसाब से तरीका चुनें।
- सेवानिवृत्त सरकारी कर्मचारी और उनके आश्रित भी आवेदन कर सकते हैं। फॉर्म में सही रोज़गार प्रकार चुनें।
कौन सा तरीका चुनें
| तरीका | Annexure | कौन तैयार करता है | पुलिस वेरिफिकेशन |
|---|---|---|---|
| पूर्व सूचना (Prior Intimation) | H | आप खुद सादे कागज़ पर, अपने नियंत्रक अधिकारी के नाम | पासपोर्ट जारी होने से पहले |
| अनापत्ति प्रमाणपत्र (NOC) | G | आपका कार्यालय, लेटरहेड पर। जारी होने से लगभग 6 महीने मान्य | पासपोर्ट जारी होने के बाद, इसलिए यह तेज़ रास्ता है |
| पहचान प्रमाणपत्र (Identity Certificate) | A | कार्यालय प्रमुख, मूल स्टेशनरी पर, दो प्रतियों में | पासपोर्ट कार्यालय के निर्णय अनुसार। अक्सर दोबारा ज़रूरत नहीं पड़ती |
पुराने फॉर्म और वेबसाइटों पर इन्हें Annexure N (पूर्व सूचना), M (NOC) और B (पहचान प्रमाणपत्र) लिखा मिलता है। 2016 के बाद ये अक्षर बदल गए हैं। हमेशा passportindia.gov.in से मौजूदा फॉर्म ही डाउनलोड करें।
सरकारी कर्मचारी के लिए आवेदन प्रक्रिया
- तरीका तय करें: पूर्व सूचना (Annexure H), NOC (Annexure G) या पहचान प्रमाणपत्र (Annexure A)। पासपोर्ट जल्दी चाहिए तो कार्यालय से NOC मांगें।
- पूर्व सूचना चुनें तो नियंत्रक अधिकारी के नाम पत्र लिखें और कार्यालय की मुहर लगी प्रति अपने पास रखें, ताकि सूचना देने का प्रमाण रहे।
- passportindia.gov.in पर रजिस्टर/लॉगिन करें, Fresh Passport या Re-issue चुनें और रोज़गार प्रकार में Government / PSU / Statutory Body चुनें।
- फीस ऑनलाइन जमा करें (फीस बाकी आवेदकों जितनी ही है) और PSK या POPSK में अपॉइंटमेंट बुक करें। पासपोर्ट सेवा के नियमों के अनुसार सरकारी कर्मचारी और उनके जीवनसाथी व नाबालिग बच्चे PSK पर वॉक-इन सुविधा भी ले सकते हैं।
- अपॉइंटमेंट के दिन मूल दस्तावेज़, चुना हुआ Annexure और स्व-सत्यापित कॉपी लेकर पहुंचें।
- जांच के बाद पासपोर्ट स्पीड पोस्ट से आता है। पोर्टल पर फाइल नंबर से स्टेटस देखें।
ज़रूरी दस्तावेज़
- जन्मतिथि का प्रमाण (जन्म प्रमाणपत्र, स्कूल छोड़ने या मैट्रिक का प्रमाणपत्र, पैन, आधार या पासपोर्ट सेवा की सूची का अन्य दस्तावेज़)।
- वर्तमान पते का प्रमाण (आधार, बिजली-पानी का बिल, बैंक पासबुक या सूची का अन्य दस्तावेज़) और फोटो पहचान पत्र।
- आपका सेवा पहचान पत्र या नियोक्ता की ID की जानकारी, जैसा पोर्टल पर मांगा जाए।
- आपके चुने तरीके के अनुसार Annexure H, G या A।
- री-इश्यू में: पुराना पासपोर्ट और उसके पहले व आखिरी पन्ने की स्व-सत्यापित कॉपी।
- एप्लीकेशन रसीद और अपॉइंटमेंट लेटर।
ज़रूरी बातें
- पासपोर्ट बनना और विदेश जाने की अनुमति अलग बातें हैं। विदेश यात्रा से पहले अपने सेवा या आचरण नियमों के अनुसार छुट्टी और ज़रूरी अनुमति ज़रूर लें।
- कार्यालय NOC या पहचान प्रमाणपत्र देने से मना करे या देर करे, तब भी आप पूर्व सूचना पत्र के साथ आवेदन कर सकते हैं।
- Annexure सादे कागज़ की घोषणाएं हैं, इनके लिए नोटरी या स्टांप पेपर नहीं चाहिए। Annexure A और G आपके कार्यालय को ही जारी करने होते हैं, आप खुद नहीं लिख सकते।
- रोज़गार की सही जानकारी दें। सरकारी सेवा की बात छिपाने पर कार्रवाई और पासपोर्ट रद्द हो सकता है।
- नियम बदल सकते हैं। ताज़ा जानकारी के लिए passportindia.gov.in देखें या 1800-258-1800 पर कॉल करें।
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पासपोर्ट फॉर्म भरवाने, नॉर्मल या तत्काल चुनने, Annexure/दस्तावेज़ तैयार करने या किसी अन्य ई-मित्र सेवा में मदद चाहिए तो Emitrawala.com से संपर्क करें। हमारी टीम आपकी मदद करेगी।
